Dùng tính năng trộn thư ( Mail Merge ) để gửi trong Google Docs

Nếu như không cài sẵn bộ công cụ Microsoft Office mà thay vào đó bạn dùng ứng dụng văn phòng trực tuyến Google Docs , vậy làm thế nào trộn thư để gửi cùng một lúc .

 

Đầu tiên bạn cần dùng Google.com/Sheets để tạo file dữ liệu có chứa tất cả những thông tin chi tiết về khách hàng cùng với những mục tương ứng . Ví dụ như First Name, Last Name,Email. Bạn có thể đưa thêm những trường tương ứng phục vụ cho công việc của mình , như trường Address .

 

\"hinh1\"

 

Ngay sau khi hoàn tất file dữ liệu , đóng tab này và làm việc với bức thư thực sự .

Tiếp theo bạn vào Google.com/Docs , tạo tài liệu mới , đưa vào tên bạn muốn , chọn Add-ons -> Get add-ons, tìm kiếm theo từ khóa Merge by MailChimp. Tải Add-On này về và chờ vài giây để cài đặt

 

\"hinh2\"

 

Bước tiếp theo là tạo thân bức thư . Google Docs có rất nhiều Templates và những Add-On để tạo bức thư cho sinh động .

Sau khi thân bức thư đã hoàn thành , chọn Add-ons -> Merge by MailChimp -> Send email. Khi ấy sẽ bật một khung cửa sổ để giải thích những bước cần làm trước khi gửi thư

 

\"hinh3\"

 

Bây giờ lựa chọn file dữ liệu đã tạo ra lúc ban đầu . Bạn sẽ thấy bên tay phải xuất hiện file dữ liệu phân tích và xử lí .

 

\"hinh4\"

 

Tiếp theo bấm nút Merge Tags trên thanh Sidebar

 

\"hinh5\"

 

Chọn vị trí trong tài liệu bạn muốn chèn dữ liệu và bấm vào nút vùng dữ liệu bên tay phải phần tương ứng cần chèn . Bạn cứ làm như vậy cho tới khi hết toàn bộ trường cần chèn .

Từ tab Email info , bạn cần đưa tên người gửi , địa chỉ Email người gửi , tiêu đề bức thư , tên và địa chỉ công ty phần phía dưới bức thư

 

\"hinh6\"

\"hinh7\"

 

Bấm nút Send để bắt đầu quá trình gửi .