Giấy và mực là 2 thứ rất đắt đỏ, vì thế để tiết kiệm giấy mực khi in, không những đòi hỏi lựa chọn đúng loại máy in phù hợp với công việc mà bạn cũng cần đảm bảo nó được thiết lập đúng cách.

Nếu bạn chỉ cài đặt mà không bao giờ tuỳ chỉnh các thiết lập của nó thì tức là bạn đang tự gây khó dễ cho chính mình. Đầu tiên, máy in sẽ chắc chắn bao gồm những lựa chọn để bảo tồn được số mực mà nó sẽ sử dụng - đây là một cách hiển nhiên để tiết kiệm tiền. Thậm chí ngay cả một máy in laze cũ kỹ cũng có thể có những thiết lập điều chỉnh mật độ mực ra đều hay chất lượng đầu ra.

Bạn cũng có thể tiết kiệm ít tiền mực. Bơm lại mực vào hộp mực bỏ đi là một lựa chọn tiết kiệm hiệu quả và cũng không hề vô nghĩa chút nào như bạn nghĩ. Tái chế chính là một lựa chọn khác.

Nếu bạn thực sự muốn cắt giảm chi phí, hãy cân nhắc việc in trên loại giấy tái chế. Lựa chọn thân thiện với môi trường này thích hợp với nhu cầu của hầu hết các máy tính và cũng giống như với các loại giấy khác, bạn có thể in hơn 1 trang bản thảo trên cùng một tờ giấy đơn hoặc in lên cả 2 mặt (được gọi là in kép). Nếu bạn cần phải sử dụng các loại giấy đặc biệt như khi in ảnh, thì hãy tìm loại giấy nào vừa chất lượng, tiết kiệm lại an toàn cho môi trường.

Việc chia sẻ tài liệu với người khác không nhất thiết bắt buộc phải in ra thêm một bản . Biện pháp đơn giản nhất đó là sử dụng email, nhờ đó mà người nhận có thể mở được tài liệu chỉ trong vòng vài giây.

Nhưng trước khi bắt đầu gửi các văn bản của mình qua email, hãy chuyển đổi chúng sang dạng PDF. Với những phần mềm đọc miễn phí được cài trên PC, Tablet hay Mobile thì người nhận sẽ có thể mở tệp tin mà không buộc phải cài đặt các phần mềm được sử dụng để tạo ra văn bản gốc. Việc gửi một file PDF cũng có thể ngăn chặn người khác thay thể văn bản gốc của bạn và trong nhiều trường hợp có thể giảm kích cỡ của file.

Bất kể là tài liệu nào đều có thể được chuyển đổi sang PDF. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng phần mềm đọc Nitro PDF Reader miễn phí để quản lý được quá trình trong hướng đi thứ 2 của chúng tôi. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn thấy cách sử dụng Nitro để sửa các file PDF.

Thiết lập máy in của bạn để tiết kiệm mực và giấy

Bước 1: Để xác định được các thiết lập in cho bất cứ ứng dụng mở nào, hãy vào File, Print or File, Print Preview, sau đó lựa chọn Print Preferences. Các chọn lựa đều sẵn có và phong phú phụ thuộc vào loại máy in mà bạn sử dụng, nhưng bạn có thể sẽ được lựa chọn khả năng để in trong chế độ Nháp ( Draft ) hoặc Tiết kiệm ( Economic ) khi in một loạt trang.

Bước 2: Nếu bạn đang in những văn bản dài, hãy giảm lề của trang giấy để có thể có nhiều dòng hơn trong mỗi trang. Hãy mở chương trình tạo ra văn bản ấy và thay thế lề trong phần thiết lập văn bản. Ngoài ra, bạn có thể giảm được lề văn bản bằng việc sử dụng các hướng dẫn của thước trong phần WordPad thông qua việc mở menu của Page Setup.

Bước 3: Một cách để tiết kiệm giấy đó là in nhiều hơn một trang văn bản của bạn trên một mặt của tờ giấy. Máy in của bạn gần như chắc chắn có những thiết lập để làm việc này và bạn cũng có thể thấy chúng trong phần mềm mà bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, hãy chắc chắn kiểm tra các tài liệu được in ra không quá nhỏ để đọc.

Bước 4: In kép là một dạng được sử dụng để in lên cả 2 mặt của tờ giấy. Không phải tất cả các máy in đều được trang bị thiết bị này, những đây là một cách hữu dụng để sao in giấy và tạo ra những văn bản trông rất chuyên nghiệp. Hãy cân nhắc cẩn thận xem liệu bạn muốn lật trang giấy theo chiều dọc hay chiều ngang.

Bước 5: Hầu hết các chương trình đều có chức năng xem trước khi in; hãy sử dụng chức năng này để xem xem liệu văn bản của bạn nom sẽ như thế nào trên trang giấy trước khi in nó. Bạn có thể chỉnh sửa trang của mình tuỳ thích, chỉ khi thấy hài lòng thì mới phải in ra. Điều này có thể tiết kiệm được tiền giấy và mực cũng như giảm được mức độ nhoè và rách bản in.

Bước 6: Phần mềm của bên thứ 3 có thể giúp bạn giảm lượng mực mà bạn sử dụng. InkSaver giá 20 Bảng hoặc bạn có thể thử dùng bản miễn phí trong 15 ngày. Ecofont có thể tạo ra các lỗ thủng mà mắt thường không thể nhìn thấy được trên văn bản nhưng lại để tiết kiệm mực.

Dùng định dạng PDF hơn là in lên giấy.

Bước 1: PDF là định dạng tài liệu điện tử mà có thể được xem được ở hầu hết các thiết bị. PDF bảo vệ văn bản gốc khỏi việc sửa chữa bởi người đọc, tạo ra một định dạng lý tưởng cho các tài liệu marketing và tạp chí điện tử. Hãy tải về và cài đặt phiên bản miễn phí của Nitro PDF Reader.

Bước 2: Nitro PDF Reader cài đặt một Driver máy in cho phép bạn chuyển một tài liệu sang định dạng PDF từ menu của Print trên bất kỳ ứng dụng nào. Để tạo ra một phiên bản PDF cho văn bản của mình, đơn giản hãy lựa chọn File, Print và chọn Nitro PDF Creator (Reader) từ danh sách của các máy in có sẵn. Nhấn Print và nhập 1 tên cho bản PDF của bạn.

Bước 3: Để giúp tốc độ nhanh hơn và thuận tiện hơn, Nitro PDF Reader cho phép đơn giản hoá quá trình chuyển đổi chỉ còn một bước. Kéo văn bản bạn lựa chọn từ phần Windows Explorer vào biểu tượng của Nitro PDF Reader trên desktop. Việc chuyển đổi sẽ được bắt đầu ngay lập tức và kết quả là phiên bản PDF sẽ được lưu vào desktop của bạn.

Bước 4: Cũng giống như việc chuyển đổi các văn bản sang dạng PDF, phần mềm này cho phép bạn xem chúng - nếu bạn đang mở hơn file PDF thì nó sẽ hiện ra trên tab khác.Những văn bản dài hơn có thể được xem như nhiều trang bằng việc chọn lựa tab Task và sau đó chọn giữa Single, Continuous, Facing và Facing Continuous Views.

Bước 5: Văn bản và những hình ảnh cũng được giải nén từ một file PDF để chỉnh sửa trong một ứng dụng phức tạp. Để làm điều đó, hoặc là chọn nút Extract Text hoặc Extract Images từ menu Task trên cùng của của sổ. Trong bước tiếp theo, bạn có thể xác định được các file được giải nén đã được lưu vào đâu.

Bước 6: Nếu như các văn bản gốc được bảo vệ khỏi sự thay đổi thì vẫn có thể chú giải cho các file PDF. Hãy chọn Add Note từ thanh Task và nhấn vào dòng bạn muốn nhận xét. Viết một lời nhận xét, sau đó nhấn dấu x trên đỉnh góc bên phải. Một biểu tượng nhỏ sẽ hiện ra để thông báo rằng lời nhận xét đã được hoàn thành.

Bước 7: Thay cho việc thêm một lời nhận xét của bạn vào văn bản, bạn có thể gạch chân, gạch chéo hay làm nó nổi bật lên, hoặc thậm chí đánh chữ trực tiếp vào PDF. Nitro PDF Reader hỗ trợ các công cụ để làm tất cả những chức năng này trên thanh Task. Bạn cũng có thể chọn lựa rất nhiều phông chữ, màu và kích cỡ của chữ để thêm vào một file PDF.

Bước 8: Nếu bạn đã quét sẵn chữ ký của mình thì bạn vẫn có thể dễ dàng thêm nó vào một PDF. Điều này rất hữu dụng cho những văn bản dạng thư mà bạn không muốn phải in ra, ký, quét và sau đó thì gửi email. Bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ chữ kí của mình khỏi việc lạm dụng trên những máy tính có nhiều người dùng.

Bơm lại vào các ống chứa mực đã cũ.

Một bộ nạp cụ thể và rất hiện đại sẵn có để giúp bạn đổ đầy mực vào các ống chứa rỗng trong máy in, đồng thời cũng cung cấp mọi thứ bạn cần để làm việc đó, bao gồm kim tiêm, ống tiêm, găng tay và sách hướng dẫn.

Đặc biệt, quá trình này liên quan tới việc sử dụng một ống tiêm chứa mực để bơm lại, sau đó dùng một kim tiêm để bơm mực đó vào ống chứa đã cũ của bạn. Sau đó bạn hãy kiểm tra xem liệu có còn không khí trong ống chứa hay không, hãy làm sạch vỏ ngoài của nó, lắp nó lại vào máy in của bạn và chạy một vài vòng kiểm tra.

Nếu bạn lo lắng về việc hoàn tất quá trình này vì đây là lần đầu tiên bạn làm, bạn có thể thấy một trong những hướng dẫn bằng video có sẵn tại inktecshop.co.uk rất có ích. Các video này có sẵn cách bơm lại mực vào nhiều loại ống chứa mực.

Khi bạn đã tự tin bơm lại mực cho chính mình, bạn có thể tiết kiệm được số tiền đáng kể bằng việc mua mực bơm lại với số lượng lớn. Bạn có thể sử dụng lại cùng ống tiêm và kim tiêm trong bộ nạp đầy ban đầu của bạn.

Ủng hộ những ống chứa mực thải ra cho hoạt động từ thiện.

Một số nhà sản xuất máy in chịu trách nhiệm việc sử lý các ống chứa mực của họ. Họ sẽ thu lại những ống chứa mực đã được sử dụng và có thể cung cấp cho các khách hàng là các doanh nghiệp như một hình thức giảm giá cho những ống chứa mới. Những người sử dụng tại nhà cũng có thể tái chế các ống chứa mực. Thay vì việc tiết kiệm tiền, bạn cũng có thể tân trang, bơm lại và bán lại những ống mực đó để làm từ thiện.

Rất nhiều dự án tái chế ống mực để làm bao thư cho loại thư mà người nhận chịu chi phí, rất phù hợp với các hộ gia đình hay những công ty nhỏ. Nếu bạn làm việc trong một công ty lớn và thường xuyên thu thập các ống chứa mực của mình hay bạn là một cá nhân thích dự trữ các ống chứa mực dùng rồi, bạn có thể sắp xếp để bộ sưu tập này của bạn được tái sử dụng một lần nữa, và sẽ là miễn phí.

Nếu bạn đã chọn cho mình một tổ chức từ thiện phù hợp thì nơi đầu tiên bạn có thể kêu gọi để xem có thể ủng hộ những ống chứa mực cũ của mình như thế nào chính là trên trang web của tổ chức đó. Mặt còn lại của đồng xu sấp ngửa đó là mua những ống mực được tái chế hoặc phục hồi. Bằng cách đó bạn sẽ giúp các tổ chức mà bạn lựa chọn tiêu thụ được những ống chứa mực đó để làm từ thiện.