Hiện tượng trên do hai nguyên nhân .

Thứ nhất là do cấu hình của việc nhận thư bạn đã để lại bản sao của bức thư ấy trên máy chủ khi sử dụng kiểu POP3 .

Thứ hai là do đang nhận thư thì đường truyền hoặc Outlook bị lỗi nên khi nhận lại bạn lại nhận thêm cả những thư đã nhận rồi trước khi bị lỗi . Với trường hợp này không có cách khắc phục bởi vì nó yêu cầu đường truyền và Outlook của bạn không bị lỗi trong khi đang nhận thư .

Với nguyên nhân thứ nhất cách xử lí như sau . Đóng Microsoft Outlook , vào Control Panel > Email .

Cửa sổ Mail Setup – Outlook mở ra , bấm nút E-mail Accounts …

Bấm chọn đúp Email bạn sử dụng , chọn More Settings

Chọn tab Advanced , bỏ dấu tích ở phần Leave a copy of messages on the server , rồi bấm OK để hoàn tất