1. Trộn văn bản:
Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.
Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).
* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hỗ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
Giả sử:
- Tập tin Main chính:
- Tập tin nguồn dữ liệu Exel:
Bước 3: Mở tập tin Main chính: Chọn Maillings/ Start Mail Merge/ Step by Step Mail Merg Wizard…
Bước 4: Bấm chọn: “Step by Step Mail Merge Wizard…” sẽ hiện ra ô “Mail Merge”
Chọn Option “Letters”, bấm “Next: Starting document”
Bước 5: Đánh dấu tích tại ô “Use the current document” , bấm “Next: Select recipients”
Bước 6: Đánh dấu tích tại mục “Use an existing list”
- Bấm chọn “Browse…”
- Tìm chọn file dữ liệu exel nguồn/ Chọn Open
- Chọn Sheet chứa dữ liệu tạo/ chọn OK
- Chọn OK rồi bấm chọn “Next: Write your letter”.
Bước 7: Đặt con trỏ vào “Họ Tên:” rồi nhấn vào “More items…”, chọn trường tương ứng rồi chọn “Insert/ Close”.
- Tiếp tục chèn hết các trường vào văn bản. Bấm chọn “Next: Preview letters”
- Tiếp tục chọn: “Next: Complete the merge”.
Hoàn thành việc trộn văn bản
2. Gửi thư:
Sau khi trộn xong bảng lương, bạn muốn gửi văn bản đi cho từng người, bạn làm như sau:
Trước khi làm bạn phải có hòm thư khai báo sử dụng trong Microsoft Oulook và có danh sách Email của từng người như dữ liệu nguồn ở trên)
- Bấm chọn “Finish & Merge/ Send E-mail Messages”
- Bấm chọn “EMAIL/ OK”
