Hàng ngày file dữ liệu PST này lớn dần lên tới một mức độ nào đó quá lớn . Khi ấy họ có nhu cầu tạo ra file PST mới có cùng cấu trúc thu mục như file cũ . Trong Microsoft Outlook có tính năng cho phép bạn sao chép cấu trúc thư mục tới file dữ liệu mới . Cách làm như sau .
Trong Outlook 2010 và 2013 bạn chọn File > Info > Cleanup Tools > Archive
Trong Outlook 2007 , bấm File > Archive
Trong cửa sổ Archive , đánh dấu tích Archive this folder and all subfolders , chọn file PST tương ứng bạn muốn sao chép cấu trúc thư mục .
Bạn có thể đổi tên file và vị trí trong trường Archive file
Rồi bấm OK
Bạn chờ vài giây bạn sẽ thấy có file dữ liệu mới có cấu trúc giống như file cũ xuất hiện ở Navigation Pane trong Outlook
Bạn có thể sao chép dữ liệu cũ sang file mới hoặc chuyển sang sử dụng file mới túy ý .