ví dụ tạo thư trả lời tự động cho tên miền @test.com thì bất kì ai gửi từ tên miền này họ sẽ nhận được thư phản hồi bạn đã soạn sẵn . Cách làm như sau .
Tạo sẵn nội dung bức thư bạn muốn trả lời tự động , sau đó bấm File > Save As , trong phần Save as type , bạn chọn thư kiểu Outlook Template (*.oft) , rồi đưa tên file , bấm nút Save để hoàn tất bức thư này .
Bấm nút Home > Rules > Manage Rules & Alerts
Chọn New Rule …, cửa sổ Rules Wizard mở ra , chọn Apply rule on messages I receive , bấm Next
Đánh dấu tích vào mục with specific words in the sender’s address , rồi bấm specific words ở phần số 2 trong hình dưới
Cửa sổ Search Text mở ra , gõ tên miền bạn muốn trả lời thư tự động , rồi bấm nút Add > OK
Bấm Next , tiếp theo bạn đánh dấu tích reply using a specific template rồi bấm a specific template ở phần số 2 như hình dưới
Bấm Next , cửa sổ Select a Reply Template mở ra , chọn bức thư bạn đã tạo để tự động gửi thư phản hồi , rồi bấm Open
Bấm Next liên tục cho tới khi bấm nút Finish để hoàn tất .