Những định dạng này cho phép người dùng mở và in những file Excel mà không cần phải cài đặt Microsoft Excel trong máy tính .
Mở file Excel bạn muốn chuyển sang định dạng PDF hoặc XPS , bấm chọn menu File > Save As
Trong phần Save as Type chọn kiểu PDF hoặc XPS
Bạn có thể lựa chọn những chế độ tối ưu trong mục Optimize for , ví dụ để kích thước file nhỏ nhất thì đánh sấu tích vào mục Minimize size
Bạn cũng có thể có nhiều lựa chọn khác khi tạo thành file DPF hoặc XPS như Selection , Active sheet ….