Ví dụ gọi file có chứa danh sách mà bạn muốn hướng tới có tên là Validation.xlsx , và file kia cần tạo Validation có chứa danh sách này có tên là Test_Valid.xlsx . Bạn phải mở hai file này cùng nhau .

Chuyển chuột sang file gốc có tên là Validation.xlsx

Chọn menu Formulas > Define Name > Define Name

Cửa sổ New Name xuất hiện , bạn gõ tên mới trong mục Name , ví dụ là danhmuc

Trong phần Refers to , bạn chọn khu vực dữ liệu bạn muốn dùng làm danh sách , ví dụ từ A1 tới A22 , khi ấy trong đó có ghi =Sheet1$A$1:$A$2 .

Quay trở về file cần tạo Validation , ví dụ mà có tên là Test_Valid.xlsx

Cũng lại chọn Chọn menu Formulas > Define Name > Define Name

Trong phần Name , ví dụ bạn gõ tên là test

Trong phần Refers to , bạn gõ

=Validation.xlsx!danhmuc

Bấm OK

Chọn vị trí bạn muốn có danh sách Validation , bấm menu Data > Data Validation > Data Validation

Trong mục Allow chọn List

Trong mục Source , gõ =test , bấm OK

Khi ấy tại ô C xuất hiện danh sách có ở file khác