Chúng ta sẽ không phải tranh cãi về việc giao thức email nào là tốt hơn, IMAP hay POP3, bởi Gmail hỗ trợ cả 2 giống như Outlook. Vì thế thay vì tranh cãi, tôi sẽ chỉ cho bạn cách cấu hình từng loại. 

Cấu hình Gmail trong Outlook bằng POP3

Đầu tiên hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail rồi bấm vào Forwarding and POP/IMAP. Để kích hoạt POP3 có một số tùy chọn, theo tôi bạn nên chọn cái thứ 2: Enable POP for mail that arrives from now on. Nếu muốn Outlook tải cả những mail bạn đã nhận và đọc thì bấm vào phím còn lại. Nhấn Save Changes.

Cũng trong mục này, chọn xem bạn có muốn Gmail giữ lại bản copy của các mail nhận qua POP3 trên máy chủ Google, lưu trữ, hay xóa chúng. 

Tiếp theo bật Outlook và vào Tools>Account Settings, đảm bảo rằng tab Email đã được chọn. Bấm vào New, chọn phím đầu tiên (Microsoft Exchange, POP3, IMAP, hay HTTP), rồi nhấn Next. Điền vào các mục lập tài khoản, trong đó có địa chỉ và password hòm Gmail của bạn. Sau khi hoàn thành, bấm vào Next và xem liệu Outlook có thể tự động cấu hình tài khoản của bạn hay không. Nếu không bạn cần trở lại và đánh dấu ô Manually configure server settings or additional server types.’

Bấm Next và chọn Internet E-mail, điền các thông tin cần thiết:   

• Your Name: Tên bạn, hoặc tên gì cũng được
• Email Address: Địa chỉ Gmail   
• Account Type: POP3
• Incoming Mail Server: pop.gmail.com
• Outgoing mail server (SMTP): smtp.gmail.com
• User name: username trong Gmail  
• Password: password Gmail của bạn
• Require logon using Secure Password Authentication (SPA): Đánh dấu

Tiếp theo nhấn phím More Settings và chọn Advanced. Điền các thông tin sau:   

• Incoming Server (POP3): 995
• This server requires an encrypted connection (SSL): Đánh dấu
• Outgoing server (SMTP): 587
• Use the folling type of encrypted connection: TLS

Cấu hình Gmail trong Outlook với IMAP

Đăng nhập vào Gmail, bấm Forwarding and POP/IMAP, đánh dấu ô Enable IMAP. Nhấn Save Changes.

Mở Outlook và tạo một tài khoản mới theo các bước như trên, chỉ có điều lần này đừng để Google tự thiết lập. Hãy đánh dấu vào Manually configure server settings or additional server types , nhấn Next rồi điền các ô như sau:   

• Your Name: Tên bạn
• Email Address: Địa chỉ email Gmail của bạn
• Account Type: IMAP
• Incoming mail server ( IMAP ) : imap.gmail.com
• Outgoing mail server (SMTP): smtp.gmail.com
• User name: username của bạn trong Gmail  
• Password: password Gmail của bạn
• Require logon using Secure Password Authentication (SPA): Không đánh dấu

Tiếp theo bấm vào More Settings và chọn tab Advanced. Điền các thông tin sau:   

• Incoming Server (IMAP): 993
• Use the following type of encrypted connection: SSL
• Outgoing server (SMTP): 587
• Use the folling type of encrypted connection: TLS

7. Sao lưu và sử dụng Gmail Offline

Đối với phần đông người dùng Internet, việc đứt kết nối quả là một thảm họa. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn sẽ không thể làm được gì, bởi ngay cả trong trường hợp đó Google vẫn cho phép bạn sử dụng Gmail Offline. Dưới đây là những gì bạn cần làm. 

Đăng nhập vào tài khoản Gmail, bấm vào Settings ở góc trên bên phải (ngay cạnh tài khoản email) rồi nhấn Offline. Bạn sẽ thấy một loạt tùy chọn cho việc cấu hình truy cập Offline, và bạn cần nhấn tùy chọn Enable Offline Mail for this computer .

Hoặc bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác nếu thích rồi nhấn Save Changes. Bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên với miêu tả ngắn gọn về truy cập Offline. Hãy đọc nó rồi nhấn Install. Một cửa sổ khác sẽ mở ra để bạn cài đặt Gears. Để truy cập Gmail Offline bạn sẽ cần ứng dụng này, vì thế hãy tiếp tục quá trình cài đặt. Nhớ lưu lại các việc đang làm trước khi khởi động lại trình duyệt sau khi cài đặt xong Gears. 

Sau khi cài, hai cửa sổ khác sẽ hiện ra, một trong số đó hỏi ý kiến của bạn về việc sử dụng Gears cho Offline Mail (đánh dấu rồi nhấn Allow), còn cửa sổ kia thì hỏi bạn có muốn cài đặt shortcut nào không (chọn nếu muốn).   

Tại đây, quá trình đồng bộ hóa sẽ bắt đầu. Tùy vào số email bạn nhận được, quá trình này có thể kéo dài khá lâu, ngay cả khi kết nối tốc độ cao. Nhưng sau khi hoàn thành bạn sẽ truy cập được tất cả các mail ngay cả khi không nối mạng bằng cách bấm vào các shortcut đã tạo ở bước trước. Và bạn cũng không cần phải nhớ đồng bộ hóa những lần sau, bởi Google sẽ tự động làm việc này mỗi khi bạn đăng nhập.  

Sao lưu Gmail  

Nếu bạn không muốn dùng một ứng dụng mail khác như Outlook hay Thunderbird, và cũng không muốn cài đặt Google Gears để truy cập Offline, bạn vẫn có thể sao lưu tài khoản Gmail của mình bằng cách như sau:   

Download và cài Gmail Backup tại đây. Chạy chương trình, nhập username và password, chọn thư mục để lưu thư. Sau đó nhấn Backup và Gmail Backup sẽ lo liệu phần còn lại. Mỗi lần muốn đọc mail offline, bạn có thể vào Outlook và các ứng dụng mail khác hỗ trợ format .eml. Nhưng tuyệt hơn cả la fbanj có thể khôi phục các email địa phương chỉ bằng cách nhấn phí Restore.   

8. Tích hợp Gmail vào Google Apps

Google còn cung cấp rất nhiều thứ hay ho khác bên cạnh email, bao gồm việc sử dụng nhiều tài khoản, tab, hay cửa sổ trình duyệt. Nếu bạn đã từng dùng Google Apps thì hẳn sẽ muốn tích hợp luôn Gmail vào gói dịch vụ này: 

Bắt đầu iGoogle, có vai trò như một nơi hội tụ tất cả những thứ mà Google cung cấp. Khi đặt iGoogle làm trang chủ, bạn sẽ nhanh chóng truy cập được nhiều dịch vụ, trong đó có Gmail, Google Docs, Google Calendar, và rất nhiều Gadgets tùy chọn khác ở đây.

Google Calendar

Để tích hợp Google Calendar vào tài khoản Gmail, đăng nhập vào Gmail, bấm  Settings, chọn tab Labs. Kéo xuống và kích hoạt Google Calendar rồi nhấn Save.

Google Docs Previews

Google Labs cũng có một tiện ích để xem trước Google Docs, nó nằm ngay dưới Calendar. Sau khi kích hoạt bạn sẽ xem trước được văn bản, bảng biểu và slideshow ngay trong email mỗi khi có ai gửi cho bạn link tới Google Doc.   

Google Voice Player

Không cần phải chuyển qua chuyển lại giữa Gmail và Google Voice để nghe voicemail nữa. Chỉ cần ích hoạt Google Voice player in mail trong tab Labs và bạn sẽ gnhe được tin nhắn voice của mình ngay trong thông báo email. 

9. Thiết lập câu trả lời soạn sẵn  

Tại sao lại phải dùng thư trả lời tự động mà Google vẫn gọi là Canned Responses cơ chứ? Đơn giản bởi chúng ta sẽ giảm được khối lượng công việc khá nhiều bằng cách đặt câu trả lời tự động cho các câu hỏi thường gặp.   

Để sử dụng tính năng này, hãy quay lại tab Labs (trong Settings), kích hoạt Canned Responses, và nhấn nút Save. Bây giờ hãy giả sử bạn đăng quảng cáo bán hàng trên website công ty, nhưng mặt hàng đó đã bán hết và bạn vẫn tiếp tục nhận được đơn hàng. Thật nhàm chán khi phải gõ đi gõ lại một nội dung, còn nếu không trả lời thì thật bất lịch sự.   

Đây là lúc bạn cần đến Canned Responses. Gõ câu trả lời của mình vào, hãy nhớ thật ngắn gọn, lịch sự và đi và trọng tâm, nhưng cũng đủ chung chung để ứng đáp với các thể loại câu hỏi liên quan đến mặt hàng đã bán hết này. Để lưu mail này trong Canned Response, hãy nhấn vào Canned Respond ở góc trên bên phải, chọn Save và đặt cho nó 1 cái tên. 

Lần sau khi có thư hỏi về loại hàng này, chỉ lần bấm vào Canned Response và nhập câu trả lời đã soạn sẵn. 

Cao hơn, bạn có thể tự động quy trình này bằng cách dùng Filters. Đầu tiên bấm vào Create a Filter ở bên cạnh ô tìm kiếm. Trong ví dụ này chúng ta cần lọc các email chứa từ khóa liên quan đến mặt hàng đó, ví dụ như Craigslist, Pontiac, hay GTO. Điền các từ này vào vùng Has the words , các từ ngăn cách bởi  từ OR (viết hoa). Sau đó nhấn Next.

Tiếp theo, đánh dấu ô Send canned response và chọn mail cần thiết trong menu. Bạn cũng có thể đánh dấu email này để read, delete, archive và một vài tùy chọn khác. Sau khi đã cấu hình xong, nhấn phím Create Filter và để Gmail lo phần còn lại!